LISTA, ORDENAMIENTO Y FILTRO

           Se puede ordenar una lista por el campo seleccionado o por una combinación de campos. En el ejemplo actual, puede ordenar la lista alfabéticamente por el campo "Elemento". Podría ordenar la lista por su número atómico, etc.. Para ordenar una lista, sitúese en cualquier celda que pertenezca a la lista, enseguida, seleccione la opción "Datos" de la Barra de Menús, seleccione "Ordenar…", se sombrea toda la lista indicando que está seleccionada y aparece el cuadro de diálogo mostrado en la Figura 2. Observe que este cuadro de diálogo contiene tres listas desplegables que permiten establecer los criterios de ordenamiento. Excel ordena la lista tomando como base de uno a tres campos. Puede seleccionar si se ordena ascendentemente o descendentemente.

Para el ejemplo que se está siguiendo, se va a ordenar ascendentemente por el campo "Elemento". Observe la parte inferior del cuadro de diálogo "Ordenar" le permite establecer si la lista tiene fila de encabezamiento. Si se establece que la lista no tiene fila de encabezamiento, en las listas desplegables no aparecen los nombres de campo, en su lugar se muestran los nombres de columnas. Después de seleccionar los criterios de ordenamiento, presione la tecla "Aceptar". Puede observar el resultado obtenido.

 Filtrar la Información  

Observe que en la lista mostrada en la Figura 4. En este caso se hizo clic sobre la flecha del campo "Elemento" seleccione el nombre del elemento del cual quiere que se muestre el registro o registros que cumplan con la condición. Por ejemplo, si hace clic sobre el elemento "Boro", se muestra todos los registros en los cuales el campo Elemento es igual a Boro. En este caso solo se muestra un registro.

Observe la Figura 4. Inicialmente aparece (Todas) en la lista, permite mostrar todos los registros, es útil cuando se ha aplicado algún filtro que se desea deshacer. En seguida, (Las 10 más...), muestra los 10 registros que cumplen con la condición que se establezca, selecciona los diez elementos superiores o inferiores, puede cambiarse la cantidad de registros a mostrar. . Se genera el cuadro de diálogo mostrado.

Más abajo, aparece la opción de (personalizar), la cual permite establecer los criterios o condiciones de filtrado. Por ejemplo, seleccione la flecha de filtrado en el campo "Número Atómico". Seleccione (Personalizar…)

 En la parte superior aparece el nombre del campo que se va a utilizar para establecer el filtro, este caso, "NÚMERO ATÓMICO". Enseguida, hay una lista desplegable para seleccionar el operador de comparación, enfrente, escriba el valor de comparación. Observe que la condición para el ejemplo que se está siguiendo quedó "Es mayor que 10". Más abajo hay otra lista desplegable para seleccionar opcionalmente otra condición. En este caso la restricción queda "Es menor que 20". Entre las dos condiciones debe seleccionarse alguno de los dos operadores lógicos Y, O. En el ejemplo presente se seleccionó el operador lógico Y.

En definitiva, en este ejemplo, se muestran todos los registros que cumplen con la condición de que "el número atómico es mayor que 10 y menor que 20". Se pueden utilizar dos caracteres comodines (los mismos que se utilizan en Windows), interrogación

Ver Nuevamente Todos los Registros También puede ver todos los registros haciendo clic sobre la flecha de filtrado del campo correspondiente y en la lista de opciones seleccione (Todas), en este momento se muestran todos los registros que hacen parte de la lista.

Para ver todos los registros, seleccione "Datos" en la barra de menús, seleccione "Filtros" y escoja "Mostrar todo", inmediatamente, aparecen todos los registros que se encuentran en la lista. La opción de "Mostrar todo" se encuentra habilitada únicamente cuando se ha hecho una acción de filtrado previa y por lo tanto se encuentran varios registros ocultos.

 

Seleccione "Datos" en la barra de menús, seleccione "Filtro" y seleccione "Autofiltro". Inmediatamente desaparecen de la lista, las flechas de filtrado.

Filtrar información se refiere a hacer una consulta, es decir, que se muestren solo los registros que cumplan con la condición establecida. Este es un proceso dinámico que se puede llevar a cabo para ver la información como se quiera cuantas veces sea necesario.

Para filtrar la información, primero sitúese en cualquier celda que pertenezca a la lista (se toma como ejemplo la lista de elementos químicos, observe la Figura 1); seleccione "Datos" en la barra de menús, seleccione "Filtro" y seleccione "Autofiltro". Al lado derecho del encabezado de cada columna aparece una flecha, como se indica en la Figura 4.

Desactivar Filtrado
 
Seleccione "Datos" en la barra de menús, seleccione "Filtro" y seleccione "Autofiltro". Inmediatamente desaparecen de la lista, las flechas de filtrado.

REFLEXION


Si usted tiene una lista de registros contenidos en un rango de celdas es posible extraer todos los registros que cumplen un conjunto específico de criterios y ponerlos en otra parte del libro.  Por ejemplo, en una lista de nombres y datos personales que nos encontramos todos los que trabajan para una organización particular y tiene su cumpleaños en junio. Esta es una alternativa mucho más inteligente a la clasificación, el recurso, copiar y pegar los datos.

 Las opciones del menú Datos, Filtro se abre un cuadro de diálogo (a la derecha) que le permite copiar los registros particulares a otra ubicación dentro de su libro.Rango de la lista hace referencia a la fuente de los datos de su, el rango de criterios para un rango de celdas que contiene las normas que determinan los registros para ser seleccionados, la copia a la gama son las células en las que los registros extraídos se van a colocar y debe estar en la misma hoja de cálculo como los datos originales.